Automatización

Si su empresa cuenta con un sistema de información, Rondanet le permite automatizar la recepción y envío de mensajes* tales como órdenes de compra, facturas, correo, etc, mediante el uso de un programa (gratuito para los usuarios de Rondanet) llamado Edibatch o, alternativamente, mediante el uso de un servidor FTP.

*Utilizaremos las palabras mensajes y documentos en forma intercambiable.

A continuación presentamos los principales pasos a seguir, tanto para la recepción como para el envío de documentos.

Recepción de documentos

En primer lugar es necesario que la empresa desarrolle la intefase entre las órdenes de compra o facturas recibidas y su sistema informático. Para ello, el programador que desarrolle esa interfase, necesita saber en que formato es posible recibir. Los formatos disponibles son 3: Texto plano, XML o EANCOM (documentación aquí). El que recomendamos es el de texto plano por ser le mas simple y eficiente, pero eso dependerá de las herramientas de desarrollo con que se cuente.

Los pasos a seguir serían:

• El programador de vuestra empresa debe estudiar la documentación de los formatos y seleccionar el que le resulte más fácil para procesar.
• Una vez tenga decidido y comprendido el formato, debe desarrollar un programa que interprete ese formato, lo procese y lo integre de alguna forma con el sistema informático que actualmente utilizan, ya sea en forma directa o, convirtiendolo a un formato que el sistema pueda importar.
• A los efectos del ruteo de los mensajes, tanto las empresas como los lugares de entrega se identifican por GLN (códigos de ubicación o Global Location Numbers) que son códigos EAN de 13 dígitos similares a los códigos de barras de los productos. Las empresas que generen y reciban los documentos debe ser capaces de utilizar estos identificadores.
• Para realizar pruebas, y si ya están recibiendo documentos, es posible exportar manualmente los mensajes recibidos (ver Ayuda, "Mensajes marcados")
• Una vez que la interfase esté probada y funcione, es el momento de instalar el programa Edibatch.exe. Lo que hace este programa es conectarse con Rondanet, bajar todos los documentos nuevos y dejarlos en una carpeta en el formato que se haya seleccionado. Luego corren su programa de interfase para que tome esos documentos, las procese y los integre a su sistema. Como alternativa al Edibatch es posible usar el protocolo FTP. En cualquier caso, nos deben notificar para que nosotros los habilitemos como usuarios batch y en el caso del FTP, les pasemos las instrucciones de conexión.
• Realizadas las pruebas de conexión en forma exitosa, y para utilizarlo de forma definitiva, nosotros debemos configurarlos para que partir de ahí, todos los documentos que reciban queden automáticamente disponibles para bajar y no haya que marcarlos manualmente. Realizar ésta configuración lleva como máximo 5 minutos. A partir de ese momento los mensajes van a quedar marcados como abiertos cuando los bajen en forma automatizada y no cuando los abran manualmente en el web.

Envío de documentos

Es necesario que la empresa desarrolle una intefase que permita exportar los documentos a enviar, desde su sistema informático a uno de los tres formatos soportados: Texto plano, XML o EANCOM.
En principio podemos decir que el formato de texto plano es el más simple y eficiente para generar, pero eso depende de las herramientas de desarrollo con que cuente el programador.

• El programador de vuestra empresa debe estudiar la documentación de los formatos y seleccionar el que le resulte más fácil de generar.
• Se deberá desarrollar un programa que exporte los documentos a enviar al formato seleccionado, ya sea accediendo directamente a la base de datos de la empresa, o, si el sistema informático con que cuentan tiene la opción de exportar a algún formato especifico, puede interfasear con ese formato de exportación.
• A los efectos del ruteo de los mensajes, tanto las empresas como los lugares de entrega se identifican por GLN (códigos de ubicación o Global Location Numbers) que son códigos EAN de 13 dígitos similares a los códigos de barras de los productos. Las empresas que generen y reciban los documentos debe tener asignado un código de ubicación principal, que identifique a la casa central y, de ser aplicable, códigos de ubicación para cada uno de los lugares de entrega (sucursales o depósitos) posibles.
• Una vez realizada la interfase, y a los efectos de testear el formato y también la conexión, se pueden realizar envíos de prueba al código de ubicación de GS1 Uruguay: 7737001000007. Así nosotros podremos chequear que el formato esté siendo correctamente generado. Si el envío se realiza con Edibatch simplemente basta con descargar el programa e instalarlo. Si se realiza por FTP deben contactarse con nosotros para que les habilitemos el usuario y contraseña en el servidor FTP.
• Aprobado el formato y antes de comenzar con el envío "oficial”, se puede arreglar un envío de prueba directamente con la o las empresas que reciban los documentos.

Conclusión

Es de nuestro especial interés que las empresas puedan implementar la automatización del procesos, que es la forma de obtener el máximo beneficio del servicio Rondanet, por lo que ante cualquier duda o sugerencia, estamos a las órdenes.